더 나은 회의 진행

테스팅 번역 자료들

by techbard 2023. 2. 6. 19:56

엔지니어링 디렉터로서 나의 한주는 직속 상사와의 1대1 회의, 직속 부하 관리자와의 스킵 레벨 1대1 회의로 가득 차 있으며 의사 결정을 위한 회의, 정보 공유를 위한 회의, 조직 강화를 위한 회의가 있다. 또한 나는 발표 자료의 피드백을 제공하거나 멘토링을 해주며 코칭을 받는 회의에도 참석한다.

나는 사람들이 회의는 시간 낭비이고 줄여야 하며 정말로 회의 보다는 이메일이나 슬랙을 사용해야 한다고 하면서 회의를 싫어한다고 말하는 것을 들었다. 나는 이런 사람들이 내 달력을 본다면 움찔할 거라고 생각한다. 하지만 솔직히 말해 내가 하는 훌륭한 작업의 대부분은 회의에서 진행된다.

얼마전 누군가가 한 엔지니어에게 내가 회의 진행을 잘한다고 말해줬고 그 엔지니어는 그 말이 무슨 의미인지 알고 싶어서 내게 와 내가 주관하는 회의에 참석해도 되겠냐고 물었다. 회의 참석 후에 그는 내게 좋은 회의 였다고 말해줬다. 하지만 그에게 “좋은 회의가 되는 것”이 어떤 것인지는 여전히 명확하지 않았다. 그 시점에 나는 좋은 회의를 만드는 대부분의 것들이 완전히 가시적이지 않다는 걸 깨달았다.

좋은 회의를 만드는 것을 가시화 해보자.

회의 전
회의 중간
회의 규칙
회의 청결

회의전

한 주 전에 살펴보기: 한 주 전 마지막 일자에 접어들면 나는 다가오는 주간에 어떤 회의가 있는지 살펴보기 시작한다. 내가 주관하는 회의라면 나는 참석자들을 위해 몇 가지 정보를 정리한다. 때로는 이것이 해당 주제로 초대하는 일정을 조정해야 함을 의미한다. 그렇지 않다면 회의를 진행하는데 필요한 것에 대해 구글 독스에 정리하는 걸 뜻한다. 이후 나는 모든 참석자들에게 이 문서에 대한 수정 권한을 주어 공유한다.

회의 목표 사용하기: 회의에 특히 일정이 바쁜 사람들이 다수 포함되어 있다면 나는 그 회의의 목표를 기록한다. 매우 자주 나는 이 목표를 달력의 아이템들로 추가한 뒤 회의 시작 지점에 그것을 상기시켜 준다. 이것은 우리가 함께 진행하는 시간 동안 초점에서 벗어나려 할 때 잠시 중단 시켜 다시 목표에 집중할 수 있으며 또 다른 대화들은 이후에 계속하도록 사람들에게 요청함을 의미한다.

식물 찾아보기: 가끔은 약간씩 회의가 “자라도록” 하는 것도 도움이 된다. 예를 들어 어느 회의에 “열린 질문” 시간이 있었고 나는 사람들이 어떤 것이든 질문하길 원했다. 그리고 그곳이 안전한 곳임을 증명하기 위해 동료들에게 아주 이상한 질문을 생각해 보라고 요청했다.

회의에서 사람들 놀래키지 않기: 추가로 나는 최소한 나로 인해 회의에서 놀라는 일이 없도록 꽤 많이 준비했다. 대체로 이것은 1대1 회의 같은 것을 이용해 중요한 발표가 있을 때 소수의 사람이 사전에 알 수 있게 함을 의미한다. 따라서 그들은 다른 많은 사람들 앞에서 놀라지 않게 되었다.

가능하다면 1:1 회의를 통해 사전에 공감대 높이기: 의사 결정을 하는 회의에서 나의 목표는 회의에 들어가기 전에 사람들이 어떤 이슈를 가지고 있는지 그들의 의견은 무엇인지 그리고 합의에 도달하기 위해 필요한 것은 무엇인지 인지하는 것이다. 나는 회의 참석자 모두가 방에서 더 빠르게 의사결정을 내릴 준비가 되도록 하기 위해 가능한 많은 양의 사전 작업을 해 놓는다.

회의 중간

그 엔지니어는 다음과 같이 말했다. “나는 당신이 참석한 그 회의에 관심이 있었다. 당신이 그 회의를 주관했음이 명확했고 다음 번 단계가 무엇인지 누가 무엇을 해야 하는지 혼란도 없었다.” 회의를 활성화 시키는 것과 회의를 주관하는 것 사이에는 차이가 있다. 어느 쪽이든 나를 포함해서 모든 사람의 역할이 명확해야 한다.

내가 회의를 진행할 때 사전에 다른 사람들에게 나머지 역할들을 (기록 또는 정보 보여주기 또는 그 밖에 다른 일) 맡도록 요청한다. 따라서 나는 회의가 제대로 가고 있는지 그리고 회의의 목표를 달성했는지 확인하는데 집중한다. 나는 진행자이기 때문에 말을 하려고 시도 하지만 하지 못하거나 참여하지 않는 듯 보이는 사람의 신호를 읽는 것이 나의 주 임무이다. 내가 회의를 주도할 때는 정보 공유나 질문을 하는 일 등을 하지 않고 회의의 중심부에 좀더 깊게 참여한다.

기대치 수립하기: 프로세스가 명확하지 않거나 누가 참석해야 하는지 명확하지 않은 것보다 최악인 것은 없다. 나는 회의를 통해 무엇을 할지 상세 수준의 개요와 목표를 공유하면 그 방 안에 있는 참석자들이 기대하는 바가 명확해진다고 믿는다.

원격지 참석자 도와주기: 이것은 특히 원격지 참석자가 있는 회의에 필요하다. 너무나 자주 동일한 물리적인 공간에 있는 사람들이 대화를 지배하며 비디오 상에 존재하는 사람이 벨을 울릴 명확한 프로세스가 존재하지 않는다. 둘 중 하나의 경우 나 또는 내가 요청한 다른 사람이 원격지 참여자의 요구사항이나 참여 능력을 살필 것이다. 이런 상황은 다음과 같이 보인다.

원격지 화면에 나타나는 몸짓이나 손들어 신호하는 걸 확인한다 (비록 솔직히 말해 왜 이것이 원격 참석자에게 부당한지에 대한 수많은 이유가 있음에도).
나는 원격지 참석자들에게 내가 보고 있는 것을 설명한다. “나도 원격지에서 그룹 회의에 참석하는 것이 어렵다는 걸 알고 있습니다. 비디오를 통해 손을 드는 걸 지켜보고 있을 겁니다.” 또는 “우리가 주의를 기울이고 있지 않다면 슬랙을 통해 리사에게 핑을 보내세요. 그러면 그녀가 노트북을 계속 열어 둘 겁니다.”
진행자가 방안의 목소리에 우선순위를 두지 않고 질문들을 처리할 수 있게 물리적인 공간에 있는 사람들을 포함해 사람들이 하는 질문을 추가하는 양식을 만든다.

돌아가며 이름 부르기: 나는 회의 내의 모든 사람들이 참여하기를 요청한다. 특히 회의 중간 중간에 혼란과 지연을 줄이기 위해 “앨리슨, 마이크, 나탈리아” 와 같이 원격지 참여자들을 순서대로 부른다.

원격상의 비우호적인 행동을 적극적으로 억제하기: 나는 회의의 진행자로써 필요한 경우 마이크 앞으로 더 다가가거나 테이블을 두드리는 걸 멈추거나 마이크 앞에서 음식물 포장을 벗기거나 (그런 종류의 소리가 방안의 마이크에서 얼마나 크게 들리는지 깨닫지 못하기 때문에) 지금 말한 내용이 들리는지 원격지 참여자에게 물어보거나 하는 등의 개입을 한다. 이것 매우 이상한 행동 같다. 왜냐하면 이렇게 하려면 누군가의 말을 끊어야 하기 때문이다. 하지만 이런 주기적인 환기는 절대적으로 필요하며 시간이 지나면서 더 많은 사람들이 이런 최선의 버릇에 익숙해 지기를 희망한다.

공통의 신호 약속하기: 원격지 참석자와 관련한 마지막 할 일은 비록 유치하지만 “잘 안 들린다.”는 공통의 신호를 정해 놓으면 정말 편리하다. 나는 대단히 명확하고 도움이 되는 “얼굴 근처에서 손바닥을 펴보이는” 동작이 많아졌다는 걸 느낀다.

회의규칙

내게는 회의가 이야기하기에 안전한 공간이라 느끼는 것이 정말로 중요하다. 또한 회의가 진행되는 동안에는 이것을 알기가 너무 어렵다. 팀 단위 회의를 진행하는 동안 시도해 보았고 감지하는 두 가지 지표는 얼마나 큰 소리로 웃는가와 얼마나 엉뚱한 질문이 나오는가이다. 분명히 이것이 완전한 지표는 아니다. 하지만 지금까지 발견한 가장 좋은 지표이다.

내가 격주로 주관했던 두 개의 팀 단위 회의에서 (월요일은 상세 수준의 스탠드업 같은 동기화 회의였고 금요일은 모든 사람이 무언가를 볼 수 있는 데모 회의였다) 참석은 선택 사항이었지만 권장되었다. 나는 이 회의에서 랩톱이나 핸드폰을 지참하지 않는 규칙을 세웠다. 특히 조직이 성장하는 경우 조직 간의 협력을 높이기 매우 어렵기 때문에 팀원들이 주간 단위 업무를 공유하면서 서로 간에 동등하게 주의를 기울이길 원했다. 또한 그들이 회의에 참석하지 않고 다른 무언가를 해야 할 경우 회의에 참석해서 이메일을 쓰거나 코드를 작성해서 산만하게 되기보다는 참석하지 않는 편이 낫기 때문에 걱정할 필요가 없었다.

회의가 주기적으로 열리는 경우 참석자에 새로운 얼굴이 다수 보였는데 나는 그 회의의 목표와 규칙을 다시 상기시켰다 (랩톱이나 핸드폰 지참 금지 또는 채텀 하우스 룰 또는 회의에서 일어난 일은 회의에서만 유지한다는 베가 룰 같은).

채텀 하우스 룰: 토론에 참여하는 사람들은 자기가 속한 조직으로부터 자유로운 발언을 위해서, 토론에서 나온 정보는 참여한 사람들끼리는 누구든 자유롭게 사용할 수 있지만, 그 정보를 이야기 한 사람의 소속과 신분을 밝히고 사용하면 안 된다는 규칙.

회의 청결

나는 주간 단위로 직속 상관과 1대1 회의를 한 시간 가량 가졌고 논의 내용의 목록을 가져갔다. 어떤 직속 상관은 나와 구글 독스 문서를 공유했기 때문에 회의 전에 함께 우리의 목록을 합칠 수 있었다.

나는 매 8주마다 30분 가량 직속 부하 직원과 스킵 레벨의 1대1 회의를 계획했다 (현재는 약 25개의 스킵 레벨이 있다). 대부분의 사람들은 그 시점에 우리가 해야 할 일을 알지 못하기 때문에 초대에 다음과 같이 작성한다.

선택 사항이며 스킵 레벨 1대1 회의! 논의를 위한 전제:

명확하게 제공할 수 있는 것은?
전체 조직에게 답변해야 하는 질문은?

나는 불필요한 회의는 취소한다. 또한 회의의 목표가 여전히 유효한지 몇 개월 마다 반복적으로 확인한다. 따라서 회의의 길이, 회의의 주기 그리고 회의에서 해야 하는 일에 대해 참석자들의 의견을 구한다. 그리고 나는 여전히 회의가 효과적인지 심지어 필요한지 확인하기 위해 회의를 반복한다.

회의는 절대적으로 뉴턴의 첫 번째 법칙을 따른다. 그것은 멈춰 있는 물체는 계속 멈춰있고 움직이는 물체는 계속 움직인다는 법칙이다. 당신이 회의가 더 낫게 되도록 적극적으로 대처하지 않는다면 그 회의는 여전히 평범한 채로 남아 있을 것이다. 만일 회의의 취소와 반복에 관해 적극적으로 대처하지 않는다면 사람들의 달력에 영원히 남아 있을 것이다. 또한 당신이 그 게임의 수준을 진정으로 높이기를 원한다면 회의를 개선하기 위해 당신이 할 일을 가지고 사람들과 소리 높여 이야기한다. 그렇게 되면 그들도 스스로 동일한 일을 할 수 있게 영감을 얻을 것이다.

EOD.